Emitir una factura electrónica (FACe). Yes, you can..!

Si trabajamos con la administración pública, es más que probable que tengamos que emitirle por nuestros servicios/productos la factura en formato electrónico. También, cada vez son más las empresas privadas que por diferentes motivos exigen la facturación por este medio.

Una factura electrónica no deja de ser, a todos los efectos, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel pero se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Podemos distinguir dos tipos básicos de facturas electrónicas:

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

En ocasiones, podrán pedirnos que firmemos la factura con nuestro certificado digital. Para ello podemos utilizar la función que las propias aplicaciones de lectura de .pdf o editores de texto tienen para ello o utilizar un programa específico.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Cuando una administración nos pide que le emitamos una factura electrónica nos facilita una serie de datos informativos que, junto al resto de la información habitual que ha de contener la misma, hemos de reflejar:

  1. Código
  2. Unidad tramitadora
  3. Órgano gestor

Para ello, será necesario utilizar alguna de las soluciones existentes en el mercado que nos permitan generar la factura en formato .XML introduciendo la información de referencia que nos remita esta la administración de turno.

Además de Facturae, es posible que nuestro software de gestión y facturación/contabilidad nos permita, a partir de la factura convencional, generar la factura electrónica. A continuación, os dejamos unos «pantallazos» de la solución con la que nosotros trabajamos

Una vez hayamos obtenido el fichero .XML que contiene la factura en formato electrónico, estas mismas soluciones (Facturae, DelSOL, etc.) nos permitirán añadirle la firma electrónica con nuestro certificado digital.

Después de ello, sólo nos quedará enviar la factura desde FACe, la plataforma habilitada por la administración para ello.

Soluciones de gestión y administración para nuestros clientes

La elección del programa de gestión, facturación, contabilidad,…  Es una de las decisiones que más quebraderos de cabeza suele producir en nuestros clientes a la hora de ponerse en marcha, afrontar restructuraciones en su organización o decidir llevar a cabo cambios para conseguir tener una herramienta más adecuada a su gestión y administración del día a día.

Desde el principio, en el despacho tras no pocas horas de consultas y evaluación de las distintas alternativas existentes en el mercado, decidimos apostar por las soluciones que ofrece Software DelSol. Conocedores y antiguos usuarios de otras opciones que muchos ya conoceréis… Determinamos que la sencillez en el manejo, potencia, buena relación calidad-precio y atención al cliente que esta empresa viene ofreciendo en el sector desde hace más de veinte años, era la opción más adecuada a nuestras necesidades y las de nuestros clientes.

Cada una de las soluciones, adaptadas a las distintas realidades y necesidades que a nivel administrativo pueden tener nuestros clientes (autónomos, comercios y empresas… contabilidad, facturación, gestión de stocks, TPV, etc.) es posible descargarlas de manera gratuita y completa. Esto nos permite trabajar con el mismo software ahorrando costes y tiempo de una manera muy cómoda, segura y sencilla, online.

Además estamos atentos, ya que este otoño nos han comentado que lanzarán unas soluciones «cloud», perfectamente compatibles con los software de descarga existentes y que nos darán mayor potencia y versatilidad a la hora de trabajar mano a mano con nuestros clientes: emprendedores, autónomos, pequeños negocios, PYMEs, departamentos de administración…

Si estáis interesados en conocer con mayor profundidad las posibilidades que esta colaboración os puede ofrecer para vuestro proyecto o empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y estaremos encantados de explicarte todas las dudas o cuestiones que tengas al respecto: info@lexintek.com · 620 138 382

Facturar a un cliente extranjero

Hoy en día que, es frecuente que no sólo empresas de tamaño medio o grandes, sino también autónomos, busquen facturar fuera de nuestras fronteras.

#exportarsísepuede, junto a #emprendersísepuede e #innovarsísepuede, han puesto sobre la mesa a través de multitud de acciones de promoción, formación y ayudas, varias posibilidades de negocio fuera de España que llegan a concretarse en relaciones comerciales y ventas a clientes de países pertenecientes a la U.E. y de otras partes del Mundo.

Es importante hacer esta distinción, ya que las obligaciones fiscales (y legales) a la hora de emitir la factura, son diferentes.

Las obligaciones fiscales para una venta a un cliente no nacional en función de esta distinción, quedan reflejadas en la siguiente diapositiva:

Internacionalización Taller Lexintek-001-001-001

Cuando se vayan a realizar EIB (entregas intracomunitarias de bienes), la mayoría de estas transacciones comerciales van a estar sujetas al impuesto sobre el valor añadido y será necesario solicitar el NIF-IVA, así como que nuestro cliente nos facilite su VAT number para poder reflejarlo en la correspondiente factura.

En este caso, será necesario solicitar nuestra inclusión en el ROI (registro de operadores intracomunitarios). Para ello, con nuestro NIF a través de una modificación censal en el 036 tendremos que marcar el alta en la casilla 582, junto a la fecha prevista de la primera transacción en la casilla 584.

En el siguiente esquema, puede verse detalladamente el proceso a seguir para obtenerlo:

Alta_ROI_es_es.pdf-001

Además, cuando estas ventas supongan más de 250.000€ dentro del territorio de la U.E. habrá de presentarse una declaración informativa «intrastat» con fines estadísticos, así como para las exportaciones, una equivalente; «extrastat«.

Pedro Herrero – Socio gerente de Lexintek AIC, S.L.