Si trabajamos con la administración pública, es más que probable que tengamos que emitirle por nuestros servicios/productos la factura en formato electrónico. También, cada vez son más las empresas privadas que por diferentes motivos exigen la facturación por este medio.
Una factura electrónica no deja de ser, a todos los efectos, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel pero se expide y recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.
Podemos distinguir dos tipos básicos de facturas electrónicas:
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
En ocasiones, podrán pedirnos que firmemos la factura con nuestro certificado digital. Para ello podemos utilizar la función que las propias aplicaciones de lectura de .pdf o editores de texto tienen para ello o utilizar un programa específico.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Cuando una administración nos pide que le emitamos una factura electrónica nos facilita una serie de datos informativos que, junto al resto de la información habitual que ha de contener la misma, hemos de reflejar:
- Código
- Unidad tramitadora
- Órgano gestor
Para ello, será necesario utilizar alguna de las soluciones existentes en el mercado que nos permitan generar la factura en formato .XML introduciendo la información de referencia que nos remita esta la administración de turno.
Además de Facturae, es posible que nuestro software de gestión y facturación/contabilidad nos permita, a partir de la factura convencional, generar la factura electrónica. A continuación, os dejamos unos «pantallazos» de la solución con la que nosotros trabajamos:
Una vez hayamos obtenido el fichero .XML que contiene la factura en formato electrónico, estas mismas soluciones (Facturae, DelSOL, etc.) nos permitirán añadirle la firma electrónica con nuestro certificado digital.
Después de ello, sólo nos quedará enviar la factura desde FACe, la plataforma habilitada por la administración para ello.
