Emitir una factura electrónica (FACe). Yes, you can..!

Si trabajamos con la administración pública, es más que probable que tengamos que emitirle por nuestros servicios/productos la factura en formato electrónico. También, cada vez son más las empresas privadas que por diferentes motivos exigen la facturación por este medio.

Una factura electrónica no deja de ser, a todos los efectos, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel pero se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Podemos distinguir dos tipos básicos de facturas electrónicas:

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

En ocasiones, podrán pedirnos que firmemos la factura con nuestro certificado digital. Para ello podemos utilizar la función que las propias aplicaciones de lectura de .pdf o editores de texto tienen para ello o utilizar un programa específico.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Cuando una administración nos pide que le emitamos una factura electrónica nos facilita una serie de datos informativos que, junto al resto de la información habitual que ha de contener la misma, hemos de reflejar:

  1. Código
  2. Unidad tramitadora
  3. Órgano gestor

Para ello, será necesario utilizar alguna de las soluciones existentes en el mercado que nos permitan generar la factura en formato .XML introduciendo la información de referencia que nos remita esta la administración de turno.

Además de Facturae, es posible que nuestro software de gestión y facturación/contabilidad nos permita, a partir de la factura convencional, generar la factura electrónica. A continuación, os dejamos unos «pantallazos» de la solución con la que nosotros trabajamos: 

Una vez hayamos obtenido el fichero .XML que contiene la factura en formato electrónico, estas mismas soluciones (Facturae, DelSOL, etc.) nos permitirán añadirle la firma electrónica con nuestro certificado digital.

Después de ello, sólo nos quedará enviar la factura desde FACe, la plataforma habilitada por la administración para ello.

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¿Cómo puedo obtener el certificado electrónico?

La digitalización también ha llegado a la Administración Pública. Y con ello, cambios en el día a día de muchos autónomos y empresas.

Ya sabemos que, por ejemplo, desde el 1 de octubre del año pasado no es posible relacionarse físicamente con la TGSS como trabajador autónomo. Tampoco ha sido posible presentar esta campaña la declaración de la Renta (2018) en formato papel… 

Existen varias opciones para poder firmar digitalmente los trámites que realicemos

DNI electrónico (DNIe)

 

Con él se pueden realizar la mayoría de las gestiones con la administración pública: declaraciones de la renta, obtención de certificados, acceder a subvenciones, etc.

Para su utilización es necesario el certificado digital, se activa de forma presencial a través de la huella dactilar. Para llevar a cabo este proceso hay que personarse en los Puntos de actualización del DNIe dentro de las oficinas de expedición del DNIe donde hay unos terminales similares a un «cajero automático». Hay que activar el certificado digital cada 30 meses, ya que caducan tras este periodo, o tras la renovación del DNIe.

También hay que disponer de un lector de tarjetas inteligentes conectado al ordenador.

Para más información: https://www.dnielectronico.es/PortalDNIe/

Sistema Cl@ve

 

Una vez registrado en el sistema, la identificación ante la Administración se realiza utilizando la clave PIN que se recibe en el móvil a través de una contraseña de un solo uso, o la clave permanente utilizando el usuario y la contraseña de forma habitual.

Para más información: http://www.clave.gob.es/clave_Home/registro.html

Certificado FNMT

 

Bajo nuestra experiencia, la mejor opción.

Es un archivo (certificado de software) que se instala en el ordenador o en el móvil. Puede solicitarse en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) a través de las opciones:

  • Persona física
  • Representante (Persona jurídica)
  • Administración pública
  • De componente (identificación de servidores y aplicaciones…)

Antes de descargar el certificado se deberá acreditar la identidad del solicitante de manera presencial en alguna oficina de la Administración (TGSS, AEAT, etc.) y aportar la documentación correspondiente.

Para más información: https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados

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Especial declaración de la Renta

Hemos querido en este post acercaros el boletín especial que hemos elaborado con motivo de la campaña de la Renta de este año y en el que recogemos los aspectos esenciales que debes tener en cuenta a la hora de abordar tu declaración:

  • Formas de presentación
  • Errores frecuentes del borrador
  • Novedades derivadas de la reforma fiscal para el #IRPF2015
  • Deducciones autonómicas para Aragón

Esperamos que te sea de ayuda -> PINCHA AQUÍ

En caso de que necesites ayuda para elaborar y presentar tu declaración, en lexintek tenemos amplia experiencia en el área fiscal y estamos en continua formación. Mándanos un email a: info@lexintek.com o llámanos al 620 138 382 y dinos qué podemos hacer por ti.

Declaraciones informativas: modelos 347 y 184

A pesar de que el 4T y algunas de las declaraciones anuales ya han sido (o ya deberían haberse presentado…), hasta el día 29 de este mes de febrero hay plazo para la presentación de dos de ellas, que muchas personas y entidades están obligadas a presentar. Estamos hablando de la llamada declaración de «Operaciones con terceros» correspondiente al modelo 347 y la relativa a entidades en atribución de rentas, modelo 184 que afecta, entre otras, a las hoy más populares todavía Sociedades Civiles.

Estas declaraciones pueden ser confeccionadas a través del software de «informativas» que AEAT posibilita descargar desde su web. Después, han de cargarse los modelos correspondientes (mod347 2015 y mod184 2015) y cumplimentarlos correctamente. Una vez los tengamos listos, pueden ser presentados desde la misma a través del certificado digital correspondiente que permite firmar electronicamente estas declaraciones.

Respecto a estos modelos para el ejercicio 2015 destacar de entre todas las características y novedades, las siguientes:

  • Modelo 347: se han de declarar los pagos o cobros mayores de 3.005,06€ que hayamos recibido o realizado en el ejercicio identificando al cliente o proveedor correspondiente, quien también deberá declarar dicha cantidad en su modelo 347. En este sentido, es muy importante que las cifras declaradas por las dos partes en sus correspondientes modelos sean las mismas. Por ello, es frecuente el cruce de comunicaciones detallando la cifra a declarar a fin de que si existieran errores o discordancias se corrijan o ajusten antes de las presentaciones.

*Con carácter general, todas aquellos pagos o cobros relacionados con rendimientos que hayan sido declarados en otras informativas (retenciones por alquileres: mod180, retenciones por rendimientos del trabajo y/o actividades económicas: mod190…) NO han de ser incluidos en la declaración del modelo 347.

  • Modelo 184: entre las novedades que incorpora el modelo este año, destaca la siguiente: <<Se desglosan con mayor detalle los gastos soportados por las entidades en régimen de atribución de rentas que llevan a cabo actividades económicas, acercándolo al definido en la autoliquidación del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (gastos de personal, adquisiciones a terceros de bienes y servicios, tributos y gastos financieros deducibles y otros gastos deducibles)>>. Por lo que las Sociedades Civiles han de clasificar e identificar en el modelo por dichos conceptos los gastos soportados a lo largo del ejercicio 2015 a través de las casillas que se han incorporado al mismo para tal fin.

iCalendar fiscal 2015

Si, si… El calendario fiscal llega a tu Google Calendar. Ya puedes integrar en tu agenda de Gmail el calendario fiscal de 2015 y acceder a él, además, desde cualquiera de tus dispositivos android.

Para ello, sólo tienes que seguir las sencillas instrucciones que la agencia tributaria te facilita en su página web.

icalendarfiscal

Aprovechamos para recordarte en este post que el próximo día 30 de enero finaliza el plazo de presentación de las declaraciones trimestrales de IVA y de pagos fraccionados (IRPF). *Atención, en caso de optar por domiciliar el pago resultante de las mismas, la fecha límite para presentar los correspondientes modelos es el día 26 lunes, ya que el 25 es festivo…

Así mismo, el 20 de febrero es el último día para presentar las declaraciones informativas anuales correspondientes al ejercicio 2014.

Apoderamiento electrónico

En otros posts, hemos tratado ya cuestiones relativas a las posibilidades que ofrece la administración electrónica a través de los certificados y firmas digitales.

En esta ocasión, vamos a hablar acerca de una de estas herramientas al alcance de todas las personas físicas y jurídicas. El otorgamiento de poderes (o apoderamiento) electrónico.

A través del mismo, el poderdante, puede habilitar a otra persona física o jurídica para que actúe y lleve a cabo diferentes trámites en representación suya. Para ello, es necesario que el poderdante y apoderado, tengan sendos certificados digitales que les permitan relacionarse electrónicamente con la administración pública a través de sus diferentes portales web: Administración Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, etc. y poder llevar a cabo de este modo el apoderamiento electrónico.

En la página www.060.es quedan reflejados todos los requisitos necesarios, así como las explicaciones pertinentes, para poder realizar los apoderamientos que se estimen convenientes con las distintas administraciones. Es decir, para cada una de las diferentes administraciones, serán necesarios sus correspondientes apoderamientos. Por ello, conviene chequear con cada una de las administraciones en las que interesa apoderar a nuestro representante, a través de sus páginas web, para conocer en profundidad el alcance del apoderamiento y las gestiones para las que es posible hacerlo.

Sin embargo, una vez hecha la concesión de poderes por vía telemática, el apoderado, una vez acepte los poderes que se le otorgan, podrá realizar todas las gestiones para las que ha sido habilitado sin necesidad de firma o presencia de su representado. Esto, supone una simplificación de las relaciones gestor-cliente evidente, además del ahorro de tiempo y costes que supone. Por otro lado, el cliente se asegura que la responsabilidad de las gestiones realizadas por su gestor al aceptar el poder que le ha sido otorgado, recaen en este como apoderado..

 

Pedro Herrero Goizueta – Socio Gerente LEXINTEK AIC, S.L.

Mapa de la administración electrónica en España

En este post, queremos mostraros a modo de esquema las múltiples posibilidades que, por vía telemática, ofrece la administración pública española.

Desde la búsqueda de empleo, pasando por las consultas de legislación y normativas, hasta la creación de empresas y la utilización de una gran cantidad de información pública, sin olvidar la posibilidad de otorgar poderes a terceros para distintos trámites… Y muchas otras gestiones de interés, las cuales, pueden ser realizadas mediante el correspondiente certificado electrónico o DNIe, ahorrando; tiempo, dinero y desplazamientos a los usuarios de la denominada «Red060».

En este esquema, se intenta sintetizar y relacionar las diferentes áreas que la «Red060» conecta, ofreciendo al ciudadano, empresas y entidades locales una amplia gama de servicios y gestiones online. Además, se pretende dar a conocer todas estas posibilidades que, hoy todavía, la mayoría de potenciales usuarios desconocen.

admonelectroninfog(pincha en la imagen para ampliar)

Pedro Herrero Goizueta – Socio Gerente LEXINTEK AIC, S.L.

Gestiones telemáticas con la Administración pública. DNIe y certificado de la FNMT

Estos días hemos profundizado en la formación y el estudio de todos los aspectos relacionados con las gestiones electrónicas con las principales administraciones públicas, así como en la utilización de los dos principales certificados electrónico.

Si bien el sistema RED de la Seguridad Social, excluye unos pocos trámites que únicamente pueden ser tramitados mediante su certificado SILCON, el resto de gestiones de esta administración, así como del resto de entidades públicas (Administración Tributaria, Ayuntamientos, Universidades, D.G.T…) y privadas (bancos, compañías de seguros…) pueden llevarse a cabo mediante el documento nacional e identidad electrónico y, también, mediante el certificado digital de la fábrica nacional de moneda y timbre de España.

Este tipo de herramientas de verificación digital, permiten una simplificación en los trámites, así como un ahorro en tiempo y costes de los mismos. Por otra parte, también nos van a permitir firmar electrónicamente y verificar documentos de trabajo, escrituras, contratos, etc.

Los dos sistemas de firma más utilizados y aceptados son, como he visto ya, el DNIe y el certificado de la FNMT. Vamos a ver sus principales diferencias a la hora de utilizarlos, así como sus principales ventajas e inconvenientes:

a)      DNIe: todos lo tenemos. Los actuales DNIs poseen un chip que incorporan un certificado digital que puede utilizarse mediante un password (entregado en un sobre ciego al recibir el mismo. En caso de olvido o bloqueo, puede reactivarse en unas máquinas habilitadas para tal fin en cualquier comisaria) y un lector de DNIe que se conecta al ordenador a través de un puerto usb.

Ventajas: ya lo tienes. Con el lector, puede utilizarse en cualquier ordenador. Es de obligada aceptación en todas las administraciones públicas en lo relacionado con procedimientos telemáticos.

Inconvenientes: dependes del lector de DNIe para poderlo utilizar y un  password.

b)      Certificado de la FNMT: se puede solicitar por internet, pero ha de verificarse presencialmente en una administración pública, aunque lo más sencillo y eficaz, es en una delegación de Hacienda. Una vez obtenido, se importa en un equipo informático desde internet quedando preparado para la firma electrónica.

Ventajas: el proceso electrónico de certificación es más rápido que con el DNIe al no requerir la clave. Es gratuito.

Inconvenientes: aunque puede exportarse a otros equipos, sólo puede estar implantado en un equipo, por lo que no permite utilizarse simultáneamente en dos o más equipos.

En líneas generales, teniendo en cuenta que, tanto a nivel particular como a nivel profesional, se suele trabajar en un equipo, con cualquiera de estos dos certificados, se puede trabajar telemáticamente de una manera eficiente.

Sin embargo, nuestro consejo, es hacerse con el de la FNMT, además del que ya se tiene con el DNIe (y su correspondiente lector, que puede adquirirse o conseguirse gratuitamente en diferentes administraciones, en el www.centrodnie.aragon.es o colegios profesionales) sobre todo, si se va a utilizar para una persona jurídica y no física.

Por último, nos gustaría resaltar que, progresivamente, se está estableciendo de manera obligatoria la presentación de ciertos modelos de forma telemática y para enero de 2015, la emisión de facturas electrónicas, será de obligado cumplimiento.

 

Pedro Herrero Goizueta – Socio Gerente LEXINTEK AIC, S.L.